一、导读
董事会是公司的决策机构，通过召开董事会会议对重大事项进行集体票决是防范决策风险、提高决策质量、实现国有资产保值增值、助推企业高质量发展的必要途径。随着大数据、云技术等信息技术的出现和普及，如何推动董事会信息化建设、利用数字化技术为董事会工作赋能，成为了现代国有企业在推进治理体系和治理能力现代化进程中面临的课题和挑战。
四川中烟作为行业董事会工作信息化建设试点单位，将试点工作与企业“数字化”转型协同推进，以“三化”为切入点，探索建立董事会会议线上化模式，打造“2+5”会议智能系统，成功解决了“如何进行会议标准化管理？”“会议流程如何更好线上化开展？”“如何会议全程留痕存档？”“如何做好会议管理与监督协同？”等问题，为更有效率、更有质量地召开董事会会议提供了川烟方案。
二、企业简介
四川中烟工业有限责任公司（简称“四川中烟”）成立于2015年11月8日，下辖成都、什邡、绵阳、西昌四个卷烟厂和长城雪茄厂、四川三联新材料有限公司、四川中烟投资有限责任公司，拥有“宽窄”“娇子”等卷烟品牌和“长城”等雪茄品牌。公司聚焦创新型企业建设战略目标，坚持党建引领、创新驱动、品牌带动、改革推动，抢抓发展机遇，努力做中国雪茄的领导者、新型烟草的先行者、中式卷烟的创新者、优品生活的建设者。
图：四川中烟“宽窄”品牌
三、建设诉求
根据《国家烟草专卖局办公室关于加强省级工业公司董事会工作信息化建设的通知》（国烟办综【2021】217号）文件的要求。四川中烟积极探索董事会工作信息系统建设，率先建设董事会工作信息系统。需要以提升董事会数字化决策水平为目的，以决议场景化、运营智慧化为导向，以解决董事会工作，特别是会议管理中关键性问题为抓手，充分发挥信息化技术智能、准确、灵活、高效等特点，以此来争取实现董事会相关经营数据的集成展现，会议数据及信息的查询、统计、分析、传递、共享、预警、管控等功能，争取为董事会实现互联共享、科学高效的决策赋能。
据此诉求设立四个目标：
1、会议事项标准化：将董事会相关会议管理运作的全部流程、各节点的工作要求固化到系统中，利用信息化手段实现会议事项标准化管理。
2、会议管理线上化：以线上、多端的方式灵活便捷的进行董事会相关会议的管理工作，实现会议的线上运行、线上审议、线上表决、自动归档，实现会议全生命周期线上管理。
3、会议全程痕迹化：将线上会议请示、会议通知、会议议案、会议决议等全过程的痕迹化资料统一固化到系统中，提高痕迹化管理水平。
4、管理监督智能化：充分发挥信息化技术的智能、准确、灵活、高效等特点，达到落实董事监督权、规范管理、提高工作效率目的，不断提升管理监督水平和形象。
四、建设蓝图
系统框架
董事会工作管理系统总体架构图为以行业十四五规划为指导，以云平台、双中台为支撑。基于四川中烟统一云平台的要求，结合系统硬件系统功能，完成云平台的兼容性适配。着眼于实际董事会会议管理的要求，将董事会相关会议审批程序、会议召开等工作节点纳入建设内容，打造一个智能化、协同化、管理化的董事会工作管理系统，以实现董事会会议线下到线上的转变。
图：四川中烟董事会系统建设蓝图
建设规划
项目于2022年年初立项，形成以下建设计划：
1）2022年3月：双方成立项目实施小组，制定项目主计划，进行项目启动；
2）2022年4月上旬：启动后制定调研计划，进行四川中烟本部及下属卷烟厂调研工作，完成需求说明书；
3）2022年4月下旬：设计详细建设方案，制定实施方案逐步进行系统开发及测试工作；
4）2022年5月：进行正式系统部署及需求细节变更优化
5）2022年6月：系统正式上线，于下旬召开第一次线上董事会会议。
五、应用效果
搭建“2+5”系统架构，解决“会议在哪里开”的问题
按照董事会会议议事规则的管理要求，围绕“议案提报、会议请示、议案研究、议案表决、决议签署”等全流程运转进行系统设计，经过前期调研、反复讨论，最终确定了“2+5”系统架构（董事会和董事会专门委员会两大会议类型+消息中心、会议中心、档案中心、数据中心、法规中心等五大应用中心），涵盖了13个会议流程和23个会议场景。会议系统部署在四川中烟私有云平台上，确保了会议的私密性和安全性，参会人员在PC端和移动端凭借账户和密码登录即可参会，有效解决了董事会在审议过程中遵守国家和行业有关保密规定，落实好议案数据保密的工作要求，实现了公司董事会和专门委员会会议全流程线上运行。
图：董事会系统“2+5”架构
实现“会议管理线上化”，解决“会议怎么开”的问题
按照董事会会议议事规则的管理要求，梳理了议案提报、会议申请、通知发布、议案研究、决议签署、监事监督各环节管理流程，建立了线上运行、线上审议、线上表决、自动归档的会议管理模块，实现了会议全生命周期线上管理。系统以电子化形式传递会议材料、以消息形式推送会议通知、议案和决议，大幅缩短了会议准备时间，提升了工作效率，常规董事会会前准备时间由原线下的10天缩短至2天，效率提升了80%。
实现“会议流程标准化”，解决“参会人员做什么”的问题
按照董事会会议召开流程要求，逐一梳理“会议请示-通知发布-议题提报-会议召开-议题研究-决议签署-监事监督资料归档”等会议关键节点，形成6项管理要求和10份会议资料模版，明确8种参会人员角色及相应职责、会议任务完成时限等，并将其固化至系统中。会议按照标准化流程推进，参会人员按照待办或通知消息要求处理会议相关事项。同时，系统还通过信息化手段使专职董事访问公司相关业务系统，推进董事及时全面了解企业生产经营和管理信息，掌握董事会决议执行情况，不断提升科学决策和管理监督水平。
图：董事会系统董事会流程标准化
实现“会议全程痕迹化”,解决“材料数据怎么管”的问题
在实现传统线下会议人工流转方式线上化的基础上，该系统将线上会议请示、会议通知、会议议案、会议决议、监事意见、会议纪要的全过程资料统一进行固化。充分发挥信息化技术的智能、准确、灵活、高效等特点，在会议过程中联查展现各会议节点情况并按会议进程生成过程记录，在会议结束后提供会议数据及信息的查询、统计、分析、传递、共享、预警、管控等功能，可在会议档案中以会议届次号贯穿查询全程记录及资料，实现了会议数据的智能化管理和会议档案的痕迹化管理。会议线上的流转和归档同时实现了无纸化会议，可节约原线下会议年消耗用纸近5000页的资源，顺应了绿色低碳的大趋势。
图：董事会系统董事会归档材料
自2022年6月投入运行后，四川中烟通过该系统召开了10次董事会会议，提报议案涉及生产、投资、采购多个方面共46项，以PC端为主，移动端APP为补充，进行董事会公文线上流转、董事会线上召开及决议签署等，对其中43项议案进行了线上表决。会议材料的流转和归档实现无纸化管理，全流程最长15天，最短7天，平均约9天，较原线下会议全流程平均耗时16天（含资料在途时间）缩短了67%。过程会议资料统一固化到系统中，保存为会议档案，会后档案中心可贯穿全程记录管理会议文件。系统运行有效提高了董事会办公室工作效率，大幅提升了董事会科学决策和管理监督水平。
六、发展趋势
下一步，四川中烟将积极探索依托数字共享实现决策数字化转型的有效路径，创新共享模式、共享流程和共享技术，构建因果关系的数据结构，推动董事会系统与生产经营数据信息对接和整合，对生产、营销、投资、采购等重大事项实施主体化、全景化、全程化、实时化反映，实现董事会对业、财、技一体化管理和监督，推进经营决策从业务驱动向数据和模型驱动转变，持续提升董事会治理效能。
